Comment communiquer un changement de programme aux festivaliers ?
Préparez un circuit de validation et un message clair pour annoncer un changement d’horaire, de scène ou une annulation pendant votre festival.
Un changement de programme crée un besoin immédiat : le public doit savoir ce qui change et quelle information suivre. Préparer la communication avant le festival réduit les hésitations le jour venu. La méthode repose sur une information de référence, un responsable identifié et des messages cohérents entre les supports.
Valider le changement avant de l’annoncer
Nommez une personne qui reçoit la décision de la programmation ou de la direction. Faites confirmer le rendez-vous concerné, l’ancienne information, la nouvelle information et l’heure d’application. Si la situation évolue encore, indiquez ce qui est confirmé et quand la prochaine mise à jour sera publiée.
Mettre à jour le programme de référence
Corrigez d’abord la fiche du rendez-vous dans votre agenda : date, horaire, scène et description si nécessaire. Les personnes qui ouvrent ensuite le programme doivent retrouver l’information annoncée. L’agenda interactif permet de centraliser ces fiches avant de partager leur nouvelle version.
Rédiger un message qui répond à quatre questions
Le message doit préciser le rendez-vous, le changement, le lieu et l’action attendue. Exemple fictif : « Le concert de 18 h sur la scène Jardin débutera à 18 h 30. Le lieu reste identique. Retrouvez le programme actualisé dans l’agenda. Mise à jour à 17 h 15. » Évitez de renvoyer vers une page qui contient encore l’ancien horaire.
Choisir les canaux utiles sur place
Selon votre dispositif, associez l’application, le site, les réseaux sociaux et les équipes d’accueil. Les notifications push peuvent signaler une mise à jour dans l’application ; leur réception dépend des autorisations de chaque appareil et de votre configuration. Elles complètent les autres canaux utiles aux visiteurs présents.
Clore le changement et garder une trace
Vérifiez les affichages physiques et les informations données aux équipes terrain. Conservez l’heure de validation, les supports actualisés et la version finale du message pour le bilan. Vous pourrez ainsi identifier les étapes qui ont retardé la diffusion ou généré des demandes à l’accueil.
La page application pour festival présente les contenus à préparer pour accompagner votre public pendant l’édition.